A transformação digital é um caminho sem volta. Se você tinha dúvidas, é só olhar à sua volta, ainda mais depois da pandemia e de como ela mudou os hábitos das pessoas. Além de grande parte do nosso entretenimento já ser através desses meios, como é o caso do streaming de filmes e músicas, outros segmentos ganharam bastante força para facilitar a nossa rotina de distanciamento social, como o internet banking e a prática de home office por grande parte das empresas e instituições. 

E um dos setores mais afetados por essa nova forma de comunicar foram as instituições de ensino. Nelas, grande parte das aulas, desde março, quando começou o pico da pandemia, está sendo realizada no módulo EAD. Mas, para que essa prática seja facilitada para os estudantes, é preciso soluções muito maiores do que disponibilizar uma plataforma de estudo a distância, entre elas, a digitalização. 

Esse processo envolve um planejamento a longo prazo e a gestão desse tipo de negócio, do atendimento ao aluno/cliente até a organização de processos internos. Confira como aplicar e quais são as vantagens.

Cenário da digitalização

A documentação eletrônica ainda é um assunto muito recente e, em alguns casos, desconhecido pelos gestores. Ao mesmo tempo em que as ferramentas digitais tornaram-se mais presentes e necessárias, as organizações temem por questões de segurança e projetos demorados de implementação. Entretanto, as novas tecnologias possibilitaram processos mais ágeis e seguros, fazendo com que a adoção de novas ferramentas seja mais rápida.

E essa implementação tornou-se ainda mais rápida neste ano. Com a proibição de aulas presenciais por conta da pandemia, as instituições precisaram se adaptar rapidamente numa realidade que não era comum no setor. De acordo com o Comitê Gestor da Internet no Brasil, apenas 28% das escolas urbanas do país contavam com soluções EAD.

No que diz respeito ao atendimento de demandas e resoluções de dúvidas através de ferramentas digitais, há ainda pouca organização. Os principais meios de comunicação são as redes sociais, o que pode não ser muito efetivo. Muitos desses desafios acontecem pela falta de organização e centralização de processos na área educacional.

Os benefícios da digitalização

Levando em consideração essa nova realidade, é preciso pensar em longo prazo. Afinal, a digitalização tende a ser cada vez mais comum nas instituições. Além de pensar na estrutura necessária para ampliar a atuação em ambientes virtuais, é importante destacar alguns benefícios práticos que são possíveis de ver logo de primeira:

Diminuição de custos

O grande volume de documentos gerados por uma empresa torna o manejo físico custoso devido à necessidade de investimento em espaços de arquivamento ineficientes por estarem acessíveis somente presencialmente, além de diminuir os custos da compra de papéis. 

Acessibilidade

Torna o conteúdo muito mais acessível e eficiente por meio de uma base de dados em que as informações de todos os documentos do acervo sejam disponíveis para todos os envolvidos em ferramentas totalmente na nuvem, permitindo sua fácil localização.

Reduz burocracia

Reduz processos burocráticos porque conta com fluxos de aprovação ágeis que organizam toda a trajetória jurídica do conteúdo, além de repassar o material necessário a diversos setores facilmente.

E para as instituições de ensino?

Como mencionado anteriormente, não é só através das plataformas de ensino EAD que a transformação digital acontece nas instituições. Toda a estrutura organizacional das entidades precisa entrar no contexto da digitalização e isso traz benefícios diretos para os negócios delas. Confira alguns exemplos de benefícios para as instituições:

Facilidade na matrícula

Possibilita ao aluno efetuar sua matrícula (ou rematrícula) online (site ou aplicativo da universidade), pois demanda somente o anexo da documentação exigida e a assinatura eletrônica;

Atendimento automatizado

A organização de um fluxo é muito mais eficiente através da digitalização dos processos internos que auxiliam a utilizar melhor seus recursos. Para isso, é necessária a padronização do modelo de atendimento através de multicanais integrados entre todos os setores da instituição. Ganha-se agilidade no tempo de resposta, inclusive, com o uso de chatbots para dúvidas mais frequentes.

Finanças em dia

Ter uma situação financeira estável é sempre muito importante e a digitalização pode ajudar com isso nas instituições de ensino. Um das soluções é a organização do fluxo de cobranças. Ela apoia também a análise de fornecedores e renegociação com clientes e a programação de ações para redução de custos.

Como implementar?

A digitalização de documentos em instituições de ensino pode ser adotada para os documentos dos cursos de graduação e pós-graduação, pesquisas, ficha dos alunos, frequência nas aulas, e outros documentos. Ela pode ser feita em 3 etapas.

• Preparação: preparo de cada folha do documento (higienização, retirada de grampos ou clipes e eliminação de detritos que interferem no escâner);
• Captura: captura dos detalhes das imagens por meio do escâner, convertendo os documentos em formatos de arquivos (JPG, PDF ou TIF);
• Indexação: organização dos arquivos conforme orientações pré-determinadas para cada projeto, enviando as imagens para um software de gestão.

Uma prática cada dia mais comum das IES é contratar empresas de digitalização de documentos.

Regulamentação do MEC

A digitalização de documentos em IES passou a ser objeto de discussão no MEC em 2013. O Ministério da Educação possui várias normas sobre a prática, tendo, atualmente, duas portarias e um decreto que tratam diretamente sobre a digitalização, além da Portaria nº 330/2018, que torna obrigatória a emissão de diplomas e documentos acadêmicos em formato digital.